FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN
- Nombre y lugar de la oficina:
Recepción de Documentos del Juzgado Especializado de Cobro, Primer piso de los Tribunales de Justicia de San José.
- Nombre de la buena práctica y porque considera que es aplicable.
"ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA "
La oficina de Recepción de Documentos del Juzgado Especializado de Cobro, inicio sus labores en setiembre 08. La función de esta oficina es recibir escritos, los cuales deben ser ingresados al Sistema de Gestión. Además se reciben demandas, estas también se deben ingresar al Sistema de Gestión, con la inclusión de las partes, para que se le asigne un NUE.
A marzo 09, se encontraba con un atraso de inclusión de demandas aproximadamente de tres mil demandas, lo que ocasionaba la inconformidad de los usuarios, por que las demandas tenía aproximadamente mes o mes y medio de presentadas y no se le había asignado el NUE.
Debido a lo anterior en a finales de marzo 09 se hicieron los siguientes cambios::
- Se cambio al Coordinador de la Oficina.
- Se estableció un plan de trabajo
- Los supernumerarios que integran esta oficina se comprometieron a poner al día el atraso.
- Se trabaja en equipo y equitativamente.
- En tres semana se logro poner al día
5) En la actualidad esta oficina se encuentra totalmente al día.
3.Nombre de los servidores que realizan la buena práctica: En la actualidad la buena práctica la están llevando a cabo las siguientes personas
- Sandra Corrales (Coordinadora de la sección)
- David Solano
- Diego Segura
- Grace Ureña
- Eduardo Trejos
- July Alvarado
- Royner Fonseca
- David Arias
- Ana Montero
- Maureen Pérez
- Personas que ayudaron a la buena práctica y que por ser supernumerario las han asignado a otro Despacho:
- Manuel Mora G.
- Gloriela Garro
4.¿Por que es una buena práctica?. Haga una descripción detallada de la misma.
Es una buena práctica porque es un trabajo en equipo, con compromiso de parte de todos y se ejecuta la labor en el menor tiempo posible, logrando que las demandas ingresen al sistema el mismo día, así como el ingreso de los escritos, con lo cual se logra maximizar los recurso de la institución.
1) Demandas
El procedimientos de la buena práctica se describe ampliamente a continuación con respecto a las denuncias nuevas:
- Atender al usuario
- Preguntar sobre el tipo de tramite que desea realizar, en este caso solo
denuncias nuevas o documentos para expediente ya ingresados.
- Recibir, sellar y colocar las denuncias nuevas en una casilla, esto realizado por
el manifestador y que a su vez indica a la coordinadora que hay denuncias por ingresar y estas de inmediato, las cuenta y las distribuye equitativamente entre los colaboradores que están encargados ese día del ingreso y armado ( esto incluye: registrar la información de la denuncia en el sistema gestión, realizarle la carátula y coser el expediente.)
- colocar los expedientes ya armados en una casillas de acuerdo al numero de expediente y en forma descendente.
- cambiar la ubicación de expediente masivamente y trasladarlos al Juzgado.
- Elaboración del informe que se remite al Juzgado de Cobros
Todos los pasos se realizan en minutos pero dependiendo de la cantidad de demandas nuevas estas pueden ser consultadas y con el NUE asignado, en un par de horas.
2) Escritos
Con respecto a los escritos al usuario se le solicita, que el escrito cumpla con los siguientes requisitos: que tenga el NUE y el nombre de las Partes, para que se cumpla con esto, se coloco un letrero informativo proponiendo dicha practica, esto con el fin de que se pueda ingresar correctamente al Sistema de Gestión y evitar que el escrito se quede sin agregar al expediente.
A continuación se describe una breve secuencia de la práctica:
ahora los entregan con los números de expediente y partes;
- Atención al usuario
- Preguntar sobre el tipo de tramite que desea realizar, en este caso solo documentos para expediente ya ingresados.
- Recibir, sellar y ingresar al sistema de Gestión los escritos ,
- acomodar los escritos en la casilla en orden descendente.
- Elaborar el informe que se remite al Juzgado de Cobro
- Factores externos que pueden afectar la practica.
- Cantidad de demandas y escritos que entren.
- Lo claro o confusos que estén los datos por ingresar, ademas la cantidad de datos y numero de las partes.
- El momento de ingreso durante todo el día.
Los escritos que ingresan sin número de expediente o partes.
- Personal con el que se cuente en ese momento.
- Si se cae el Sistema de Gestión o por falta de fluido eléctrico.
- El equipo tecnológico no reúne las condiciones necesarias para desempeñar el trabajo adecuado.
- 6. Factores de éxito que inciden en la buena practica.
Los integrantes del equipo de trabajo que realiza la buena practica esta capacitado para realizar cualquier función de la oficina y todos saben ejecutar cada uno de los pasos correctamente; ademas entre los colaboradores con mas experiencia ayudan a los de menos experiencia.
Buena comunicación y rápida solución de algún problema o dificultad.
Excelente líder de equipo.
- 7. Impacto observado en la solución del problema.
Se optimiza el tramite ya que se puede encontrar la información el mismo día que ingresa en el sistema por parte del usuario, dando seguridad inicial en el tramite. Ademas se maximiza el tiempo entre la entrega de la demanda al Juzgado y la posible resolución de la misma en el despacho
- 8. Iniciativas y acciones importantes que deberían tomare para reproducirla.
Buena disposición de los integrantes, buenas relaciones interpersonales y un plan de trabajo que se pueda ejecutar tanto a mediano como largo plazo, ademas de los factores de éxito.
- Por qué recomendaría a otras oficinas o juzgados que tomen en cuenta esta buena práctica judicial y la repliquen.
Por que con la elaboración de un plan de trabajo, se logra organizar la oficina, se establecen prioridades y se logra un compromiso por parte de los integrantes de la oficina y con esto se lograría maximizar la eficiencia en el tramite judicial desde su inicio.
- Mecanismos o instrumentos de medición del exito de la práctica
propuesta.
Listados diarios de escritos y demandas ingresados que suministra el Sistema de Gestión, ademas de el conteo físico y las supervisiones varias realizadas durante el día, por la coordinadora.
- Ámbito al que pertenece: Jurisdiccional, Administrativo o Auxiliar de Justicia.
Administrativo-Judicial
- Fecha desde la cual se ejecuta la buena práctica. Desde abril del 2009